资料文档管理办法

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发布时间:2013/3/28

第一章 总则

第一条 为加强公司的图书、资料的归档、保管、利用等管理工作,提高图书和资料使用效率,更好地为公司的生产服务,特制定本办法。

第二条 公司的图书、资料管理工作由综合管理部负责。

第三条 本办法中所描述的“公司”为企业“安徽淮河水资源科技有限公司”的全称。

第四条 本办法所称图书指:公司购置和拥有的各类图书、年鉴、期刊、光盘、图纸等。资料指:公司日常工作、科研、经营、管理等活动中和参加或组织考察、调研、会议等活动中,记录的文字、统计报表、论文与报告、摄影影像、录音等原始记录和文件以及网络下载的资料。

第二章 收集及购置

第四条 收集:凡参加公司组织的调研、会议、检查、现场勘查等活动者,除每人提交出差通报外,带队人负责提交相应的图像资料。图像文件夹命名方式:项目名称+年/月/日。各项目负责人在项目完结后,将整套项目资料交综合管理部门保管,主要包括项目委托书、附件、送审稿、专家名单、专家意见、评审会照片、报批稿、批复意见等。

第五条 购置:各部门根据工作需要购买书籍或资料,应向综合管理部门汇报,经批准后购置。图书、资料购置后,经办人须凭书和发票到综合管理部处登记,办理归档及报销手续。

第三章 管理

第六条 已有和新购置收集的纸质图书、资料:由管理员参阅档案管理规范进行登记、分类、编号、保存、入库,并将目录发布到公司交流群中。

围绕公司业务开展和管理的所有资料,均要按分类录入“淮河水资源科技有限公司的文件档案管理系统”。